Što treba poduzeti ako je primljena dokumentacija nepotpuna ili netočna?

1. Pregledajte zahtjeve za dokumentaciju: Započnite pregledom specifičnih zahtjeva za dokumentaciju koju ste primili. Ove informacije mogu biti navedene u uputama ili smjernicama koje prate dokumentaciju ili mogu biti navedene u ugovoru ili sporazumu između uključenih strana.

2. Identificirajte podatke koji nedostaju ili su netočni: Pažljivo usporedite primljenu dokumentaciju s potrebnim elementima. Identificirajte informacije koje nedostaju, poput potrebnih obrazaca, potpisa ili privitaka. Slično tome, zabilježite sve netočne ili nedosljedne informacije unutar dokumentacije.

3. Kontaktirajte pošiljatelja: Ako je dokumentacija nepotpuna ili netočna, odmah kontaktirajte pošiljatelja ili odgovornu stranu. To može biti pojedinac ili organizacija koja je dostavila dokumentaciju ili može biti imenovana kontakt osoba ili odjel. Navedite konkretne pojedinosti o informacijama koje nedostaju ili su netočne i zatražite potrebne ispravke.

4. Zatražite ispravljenu dokumentaciju: U priopćenju jasno izrazite svoja očekivanja u vezi ispravljene dokumentacije. Navedite koje su specifične promjene ili dopune potrebne i dajte razuman vremenski okvir u kojem pošiljatelj treba dostaviti ispravljene informacije. Ako je primjenjivo, zatražite revidiranu ili ažuriranu verziju dokumentacije.

5. Odredite rok: Prilikom kontaktiranja pošiljatelja odredite jasan rok do kojeg ispravljena dokumentacija mora biti zaprimljena. Taj bi rok trebao biti razuman i trebao bi uzeti u obzir značaj i hitnost predmeta.

6. Vodite evidenciju komunikacije: Dokumentirajte svu svoju komunikaciju s pošiljateljem u vezi s nepotpunom ili netočnom dokumentacijom. To može uključivati ​​e-poruke, pisma ili zapisnike telefonskih poziva. Vodite evidenciju o datumima, vremenima i sadržaju ovih komunikacija za buduće potrebe.

7. Pratiti: Nakon dogovorenog roka, kontaktirajte pošiljatelja kako biste bili sigurni da je dostavljena ispravljena dokumentacija. Ako pošiljatelj ne odgovori ili ne dostavi ispravljene informacije, možda ćete morati eskalirati stvar višem tijelu ili poduzeti daljnje radnje prema potrebi.

8. Pridržavajte se zakonskih i ugovornih obveza: Imajte na umu sve zakonske ili ugovorne obveze koje se mogu odnositi na dokumentaciju i njezinu točnost. Ako nepotpuna ili netočna dokumentacija utječe na valjanost ili provedivost ugovora, potražite pravni savjet kako biste razumjeli svoja prava i odgovornosti.

Slijedeći ove korake, možete riješiti problem nepotpune ili netočne dokumentacije na sustavan i pravovremen način, osiguravajući da imate točne i potpune informacije potrebne za vaše potrebe.