Kako odgovarate na pritužbu o dužnosti brige?
Započnite svoj odgovor ispričavanjem za situaciju i izražavanjem svoje zabrinutosti.
Na primjer, "Žao mi je čuti da ste imali negativno iskustvo s našom tvrtkom. Ozbiljno shvaćamo sve pritužbe o našoj dužnosti brige i temeljito ćemo istražiti stvar."
2. Istražite pritužbu .
Provedite temeljitu istragu pritužbe. Prikupite sve relevantne informacije, uključujući sve izjave svjedoka ili dokumentaciju u vezi s incidentom.
3. Kontaktirajte podnositelja žalbe.
Kontaktirajte podnositelja žalbe kako biste razgovarali o situaciji i prikupili dodatne informacije. To može uključivati postavljanje sastanka, telefonski poziv ili razmjenu e-pošte. Aktivno slušajte njihove brige i bilježite njihove povratne informacije.
4. Poduzmite odgovarajuće mjere.
Na temelju rezultata istrage, poduzmite sve potrebne radnje za rješavanje pritužbe i spriječite da se slični incidenti dogode u budućnosti. To može uključivati provedbu novih politika ili postupaka, pružanje dodatne obuke osoblju ili discipliniranje zaposlenika koji su prekršili politike tvrtke.
5. Nastavite s podnositeljem pritužbe .
Nakon što ste nešto poduzeli, kontaktirajte podnositelja pritužbe kako biste ga obavijestili o koracima koje ste poduzeli da riješite problem.
Izrazite svoju zahvalnost za njihove povratne informacije i uvjerite ih da ste predani pružanju pozitivnog i sigurnog okruženja za sve.
6. Pratite situaciju.
Pažljivo pratite situaciju kako biste bili sigurni da su korektivne radnje koje ste poduzeli učinkovite u sprječavanju sličnih incidenata.
Po potrebi izvršite sve potrebne prilagodbe svojih politika ili postupaka. Odgovarajući na pritužbe na vrijeme i profesionalno, možete pokazati svojim klijentima da cijenite njihove brige i da ste predani pružanju visoke razine brige.
