Koji je postupak za korištenje potvrde o nedostatku za praćenje nepotpunih zapisa?
1. Identificirajte nepotpune zapise:
- Redovito pregledavajte zapise, poput obrazaca, izvješća ili prijava, kako biste identificirali one kojima nedostaju podaci ili prilozi.
- Provjerite polja označena kao obvezna, potrebne dokumente koji nisu dostavljeni ili nedosljednosti koje je potrebno razjasniti.
2. Napravite potvrde o nedostatku:
- Generirajte potvrdu o nedostatku za svaki nepotpuni zapis.
- Uključite pojedinosti poput referentnog broja zapisa, vrste, datuma primitka i specifičnih utvrđenih nedostataka.
- Dodijelite jedinstveni broj za praćenje ili identifikator svakom listu s nedostatkom.
3. Komunicirajte s odgovornim stranama:
- Pošaljite obrazac s nedostatkom pojedincu ili odjelu odgovornom za popunjavanje evidencije.
- Navedite rok za dostavu podataka ili priloga koji nedostaju.
- Jasno navedite posljedice neuklanjanja nedostataka u navedenom roku.
4. Pratiti i pratiti:
- Održavati centralizirani sustav praćenja za sve izdane nedostatke.
- Redovito kontaktirajte zainteresirane strane kako biste osigurali pravovremeno dostavljanje informacija koje nedostaju.
- Pošaljite podsjetnike ako se rok približava ili je prošao.
- Ažuriranje statusa potvrda o nedostatku kako se informacije primaju ili se problemi rješavaju.
5. Riješite nedostatke:
- Nakon što su dostavljene potrebne informacije ili prilozi, pregledajte njihovu cjelovitost i točnost.
- Na odgovarajući način ažurirajte evidenciju i označite listić s nedostatkom kao "riješen" ili "zatvoren".
6. Eskalirajte ako je potrebno:
- U slučajevima kada odgovorne strane ne reagiraju ili uporno zanemaruju popunjavanje zapisa, eskalirajte problem odgovarajućem nadzorniku, upravitelju ili ovlaštenom tijelu.
7. Vođenje evidencije i izvješćivanje:
- Održavati evidenciju svih izdanih potvrda o nedostacima, njihov status i datume rješavanja.
- Generirati redovita izvješća o nepotpunim evidencijama i učinkovitosti procesa praćenja nedostataka.
8. Kontinuirano poboljšanje:
- Analizirati razloge nepotpune evidencije i identificirati načine poboljšanja procesa prikupljanja podataka.
- Napravite prilagodbe u postupku slijeda nedostataka prema potrebi kako biste poboljšali njegovu učinkovitost.
Implementacijom sustavnog procesa za korištenje potvrda o nedostacima, organizacije mogu osigurati cjelovitost i točnost svojih zapisa, poboljšati kvalitetu podataka i poboljšati prakse upravljanja zapisima.
