Što je sustav čuvanja zapisa?
Sustav čuvanja zapisa skup je politika i postupaka osmišljenih kako bi se osiguralo da organizacije zadrže potrebne zapise odgovarajuće vrijeme. Razvoj i implementacija sveobuhvatnog sustava ključni su iz nekoliko razloga:
1. Usklađenost sa pravnim zahtjevima: Mnoge industrije i jurisdikcije imaju posebne zakone i propise koji nalažu koliko dugo se različite vrste zapisa moraju čuvati. Pridržavanjem ovih zahtjeva organizacije mogu izbjeći moguće pravne posljedice.
2. Operativna učinkovitost: Dobro organiziran i učinkovit sustav čuvanja zapisa pomaže poduzećima da rade glatko. Jednostavan pristup zapisima može uštedjeti vrijeme pri odgovaranju na upite, provođenju revizija i donošenju kritičnih odluka.
3. Očuvanje institucionalnog znanja: Zapisi služe kao vrijedan izvor korporativne memorije, omogućujući organizacijama da uče iz prošlih iskustava i donose informirane odluke. Odgovarajuće prakse zadržavanja osiguravaju očuvanje institucionalnog znanja.
4. Smanjenje rizika: Organizacije mogu smanjiti rizik od pravne odgovornosti, regulatornih mjera i financijskih gubitaka održavanjem točne i potpune evidencije.
5. Zaštita podataka: Robusni sustav čuvanja zapisa uključuje sigurnosne mjere za zaštitu osjetljivih informacija od neovlaštenog pristupa, krađe ili uništenja.
6. Povjerenje korisnika: Kupci i dionici imaju povjerenja u organizacije koje pokazuju ispravnu praksu vođenja evidencije. To doprinosi pozitivnoj reputaciji i potiče povjerenje.
7. Učinkovite metode zbrinjavanja: Definirani raspored čuvanja zapisa osigurava pravilno odlaganje ili uništavanje zapisa kojima je istekao rok čuvanja. To oslobađa prostor za pohranu i smanjuje rizik od povrede podataka.
8. Kontinuitet poslovanja: U slučaju neočekivanih događaja poput katastrofa ili kibernetičkih napada, pouzdan sustav čuvanja zapisa osigurava dostupnost kritičnih informacija za oporavak.
9. Revizije usklađenosti s propisima: Organizacije se s pouzdanjem mogu podvrgnuti reviziji usklađenosti s regulativom kada imaju uspostavljen dosljedan sustav čuvanja zapisa koji omogućuje jednostavan pristup potrebnim zapisima.
10. Optimizacija poslovnih procesa: Redoviti pregled i usavršavanje sustava čuvanja zapisa pomaže organizacijama da identificiraju područja za poboljšanje, što dovodi do učinkovitijih praksi vođenja zapisa.
Organizacije mogu učinkovito implementirati sustav čuvanja zapisa slijedeći ove korake:
- Imenovati službenika za upravljanje evidencijom
- Provođenje popisa zapisa i analize osjetljivosti
- Uspostavite pravila čuvanja zapisa
- Razviti standardni raspored čuvanja zapisa
- Provedite postupke pohranjivanja i odlaganja zapisa
- Obučite zaposlenike
- Praćenje i revizija sukladnosti
- Redovito pregledavajte i ažurirajte sustav zadržavanja
Općenito, dobro osmišljen i dobro upravljan sustav čuvanja zapisa ključan je za svaku tvrtku kako bi se pridržavala zakonskih obveza, sačuvala vrijedne podatke, smanjila rizike i optimizirala poslovne procese.
