Koji je najbolji način da službenici za ovjeru spriječe novčanu odgovornost?
Najbolji način da službenici za ovjeru spriječe novčanu odgovornost je da:
1. Razumjeti njihove uloge i odgovornosti. Službenici za ovjeravanje odgovorni su za osiguranje da vlada plaća samo robu ili usluge koje su primljene i koje su u skladu s ugovorom. To znači da službenici za ovjeravanje moraju temeljito razumjeti odredbe i uvjete ugovora, kao i važeće zakone i propise.
2. Imajte sustav za provjeru jesu li roba ili usluge primljene. Službenici za ovjeravanje trebali bi imati uspostavljen sustav za provjeru jesu li roba ili usluge primljeni prije nego što ovjere fakturu za plaćanje. To može uključivati traženje od prodavača da dostave dokaz o isporuci ili sam pregled robe ili usluga.
3. Osigurajte da su roba ili usluge u skladu s ugovorom. Službenici za ovjeravanje također bi trebali osigurati da su roba ili usluge u skladu sa specifikacijama ugovora. To može uključivati provjeru kvalitete robe ili usluga, kao i količine.
4. Pribavite i pregledajte svu potrebnu dokumentaciju. Službenici za ovjeru trebaju pribaviti i pregledati svu potrebnu dokumentaciju prije nego što ovjere fakturu za plaćanje. To može uključivati fakturu, ugovor, narudžbenicu i svu drugu relevantnu dokumentaciju.
5. Vodite evidenciju svih transakcija. Službenici za ovjeravanje trebali bi voditi evidenciju svih transakcija, uključujući fakture, ugovore, narudžbenice i svu drugu relevantnu dokumentaciju. Ove bi se evidencije trebale čuvati tijekom vremenskog razdoblja u skladu s primjenjivim zakonima i propisima.
Slijedeći ove korake, službenici za ovjeru mogu pomoći u sprječavanju novčane odgovornosti i zaštititi državu od financijskih gubitaka.
